各有关单位：
为加强对举办国际会议的管理，发挥学科、院系、基层学术组织在举办国际会议中的主体作用，根据上级有关规定，结合我校实际情况，特制订《哈尔滨工程大学关于举办国际会议的管理办法》。现印发给你们，请遵照执行。
二〇一二年五月二十九日
哈尔滨工程大学
关于举办国际会议的管理办法
第一章 总 则
第一条 举办国际会议是开展国际交流与合作的重要形式，对提高我校教学科研水平，提升我校国际影响力，推进我校高水平研究型大学建设具有重要作用。
第二条 为加强对举办国际会议的管理，发挥院系、学科、基层学术组织在举办国际会议中的主体作用，根据上级有关规定，结合我校实际情况，制定本办法。
第二章 会议范围
第三条 本办法所称国际会议是指我校主（承）办的、与会者来自3个或3个以上国家和地区（不含港、澳、台地区）的会议、论坛、研讨会、报告会、交流会以及双边会议等。
第四条 积极鼓励举办有利于促进我校教育事业发展、提高学校国际声望，以及确有较高专业水平的学术性国际会议，特别是序列性国际学术会议。
第五条 不得举办涉及领土主权、人权、民族和宗教、意识形态问题以及其他敏感问题的国际会议，以及内容重复、空泛、无明确目的的国际会议。
第三章 组织管理
第六条 国际交流与合作处（以下简称“国际处”）是学校国际会议的归口管理单位，根据上级和学校有关规定对以哈尔滨工程大学名义主办、合办和承办的国际会议进行审核把关、参与并指导。
第七条 院系、学科、基层学术组织是举办国际会议的主体，在国际会议的筹办、举行和总结等各阶段中发挥主要作用。
第八条 举办单位应指派专人具体负责会议筹备工作，成立会议筹备秘书处或相应组织，成员应包括举办单位以及国际处、科技处等部门相关人员。
第四章 申报审批
第九条 举办单位应于每年9月10日前向国际处提交下一年举办国际会议的计划（见附件1），便于学校进行会议筹备工作指导并编制相关资助预算。
第十条 根据上级部门的审批权限和报批时限，举办单位原则上应在对外宣布前六个月向国际处报送如下材料：
1.哈尔滨工程大学主（承）办国际会议申请表（附件2）；
2.哈尔滨工程大学主（承）办国际会议安全保密预案（模板）（附件3）；
3.哈尔滨工程大学主（承）办国际会议保密工作方案（模板）（附件4）；
4.哈尔滨工程大学国际会议主（承）办单位保密要求（附件5）。
第十一条 由其他单位主办、我校承办的国际会议，需由校内具体参与组织单位向国际处提供主办单位委托函及其所属省部级部门的会议批件。
第十二条 如有台湾地区与会人员，举办单位需在确定参会人员名单后，向港澳台事务办公室提供参会代表姓名、性别、单位、职务、研究方向等信息。
第十三条 国际处对举办国际会议的相关材料进行审核，经主管校领导批准后上报工业和信息化部。获批后，举办单位方可正式启动会议宣传并落实会务筹备和组织工作。未经批准，不得对外申办、举办和承诺举办国际会议。
第十四条 会议结束后，举办单位应及时将会议期间形成的有关文字材料、重要照片、讲话录音和录像等材料归档，并于会后1个月内将会议总结报告（模板见附件6）交国际处备案，由国际处整理后上报工信部。
第五章 经费管理
第十五条 按照财政部《在华举办国际会议费用开支标准和财务管理办法》（财行〔2012〕1号）等文件相关规定，举办单位应合理编制会议预算，严格控制经费支出。国际会议经费应纳入学校财务统一管理，单独核算，专款专用。
第十六条 依照国际会议惯例，会议举办单位可收取注册费（含版面费、食宿费等必要的费用），力争经费自筹，以会养会，尽量减少国家、学校经费（包括各类科研经费）的支出。
第十七条 为鼓励并支持校内各单位积极举办国际会议，学校国际处、科技处设立专项基金，根据会议的规模和层次给予适当资助。
国际处最高资助额度一般不超过3万元。向国际处申请举办国际会议时，应同时明确申请资助额度。国际处负责对会议性质、规模、水平、预算等进行审查并确定资助力度后，报主管校领导审批。
科技处对学术会议的资助与审批按照《哈尔滨工程大学学术会议资助管理办法（暂行）》（校科字﹝2009﹞72号）文件执行。
第十八条 举办国际会议还可申请“国家自然科学基金”、“王宽诚教育基金”等项目支持，或申请校内其他单位、国内外高校或企事业单位赞助，但不得接受背景不清或别有企图的国（境）外机构、基金会的赞助，损害国家利益。
第十九条 禁止利用举办国际会议进行公费旅游、重复宴请、大吃大喝、赠送高档礼品，损害学校形象。
第二十条 学校外事、科研、财务、审计等相关职能部门共同加强对国际会议的监督和检查，对违反外事纪律和财务规定的部门和个人将依照相关规定处理。
第六章 附 则
第二十一条 本办法自公布之日起施行，由国际处负责解释。